Гугл-календарь для личных дел

На работе у нас есть внутренняя система календарей, провязанная с бронированием переговорок.

Я привыкла всё заносить в календарь, но мне долго казалось, что для личных дел достаточно странички в Эверноте, где я списком фиксировала, куда и зачем я собиралась пойти, на что у меня уже куплены билеты, когда именно еду в отпуск.

Ладно, сначала я вообще ничего не фиксировала. Свободное время это или что?

А потом купила билеты в отпуск на ту же дату, на которую у меня уже полгода лежал билет на концерт. И начала записывать!

А в прошлом году призадумалась. Почему у меня куча дел на каждый выходной (и каждый вечер буднего дня) — но я постоянно чувствую, что ничего сто́ящего не делаю? Почему я устаю — при ощущении, что еле-еле успеваю сделать необходимое? Что я вообще делаю в свободное время, на что уходят вечера и выходные дни?

С одной стороны, я писала списочек в Эверноте и потом стирала всё выполненное (с приятным чувством). Но у меня не оставалось истории! Я не могла увидеть всю неделю как на ладони, чтобы понять, насколько она у меня загружена.

• Стоит что-нибудь ещё планировать или уже только на «через неделю»?
• Есть ли хотя бы один свободный вечер посидеть дома с книжкой?
• У меня на этой неделе приятные личные дела или выматывающие?
• Есть ли куда впихнуть поход в магазин?
• Найдутся ли силы на зубного в ближайшее время или подождать до следующего месяца?

Тогда я решила визуализировать личные дела.

Случилось это примерно в ноябре 2018 года. Для бодрости духа я спросила в телеграм-канале, как читатели ведут себя с планами. Почти двести человек ответили так:

Я знаю, что календарей — огромная куча. И бесплатных, и платных. Но я люблю использовать максимально простое, базовое из возможного.

(например, напоминания я ставлю в стандартном приложении айфона, не скачиваю никаких невероятно красивых тудушек)

Поэтому я начала с Гугл-календаря. Подумала: если найду, в чем он мне не подойдет, буду отталкиваться от этого. Но он на удивление мне всем подошел. И даже местами приятно удивил. Поэтому я пишу этот пост: вдруг кому-то ещё пригодится.

Пять причин, по которым мне подходит Гугл-календарь:

1. Вся неделя как на ладони

Что мне оказалось полезно:

• Можно отмечать разные виды дел разными цветами, чтобы видеть, насколько «мощная» неделя. Скажем, зеленые — про отдых и заботу о себе, а чем краснее, тем больше сил отнимает. Или наоборот
• У календаря есть «дефолтный» цвет, вот этот сиреневый. Если у меня недопланировано дело или что-то надо додумать/дообсудить, я оставляю его сиреневым и вижу, что этот план хлипкий. А когда точно уже известно, куда и что — крашу
• Поскольку у меня на работе свободный график, я могу приходить то пораньше, то попозже, отталкиваясь от рабочих дел на неделю и от планов на вечера
• С другой стороны, некоторые планы говорят о возможности, а не о моей обязанности. Вот дело в среду начинается в 18:00 (это дружеские посиделки), но я могу приехать тогда, когда мне это удобно. Сейчас это никак не визуализировано, я помню это сама

⠀

2. Всё, что нужно, помещается в описание дела

• 

• 

Я могу выбрать:

• Название (что я буду видеть в календаре, просматривая неделю)
• Длительность (могу поставить «весь день», как я делаю в случае поездок)
• Нужно ли повторять эту встречу (можно сделать регулярные: More options под временем)
• Где мы встретимся / куда мне идти (см. п. 5 подробнее)
• Нужны ли мне напоминания в телефоне/почтой (после этого поста благодаря читательнице в настройках мне удалось найти, где отключить два вида напоминаний, которые предлагали мне всегда по умолчанию: «Настройки» > В столбике меню ткнуть в моё имя, чтобы перейти к настройкам конкретного календаря > «Уведомления о мероприятиях»)
• В какой цвет я хочу красить встречу для просмотра недели
• Детали текстом (Add note): какой подъезд, как найти вход и так далее. Туда можно скопировать кусок текста, который прислали в смс, например, чтобы всё было в одном месте
• Если у меня на гугл-драйве есть заметки к встрече, можно их тут привязать (Add attachment)
• У кого в календаре (если они используют Гугл-календарь) должна «прорасти» эта встреча (Add guests)

⠀

3. Я могу видеть большую картину

• Такая визуализация помогает мне понять, встык ли я планирую встречи, есть ли в выходные время сходить пообедать или надо запасти еду с собой, на сколько ставить будильник и всё такое прочее.
• А также сколько надо набрать сил, чтобы пережить все эти планы (и не стоит ли что-нибудь перенести куда-нибудь).
• Круто вписывать не только чужие планы на меня и мои планы на других людей и всякие обязательные штуки вроде «забрать книги из пункта самовывоза, пока они меня ждут» — но и личные ничегонеделательные планы вроде «сижу дома, читаю книжку». Пустое место склонно заполняться делами.
• Я могу заметить, что все мои вечера заняты людьми — и что мне нужно выделить сколько-то вечеров для себя.
• Или что все мои дела скорее интеллектуальны и мне не хватает физической нагрузки.
• Или что я редко вижусь с теми, кого сама выбираю, в основном соглашаясь на встречи с теми, кто меня позвал.
• Или что мне хочется раз в месяц в выходной день посещать новое кафе — и да, я это специально запишу, потому что иначе я очнусь через полгода и посетую, что снова забыла, что хотела именно этого.
• Или… ну, вы понимаете, о чем я.

Все эти штуки трудно увидеть в списке в эверноте. То, что мы видим, зависит от того, с какой высоты мы смотрим. Гугл-календарь помог мне немножко воспарить над конкретикой и увидеть взаимосвязи и тенденции. А потом спросить себя: мне вообще такое подходит? А как хотелось бы изменить?

И мой любимый вопрос: «зачем ты навалила на себя столько дел? Что можно отложить, отменить, перенести, от чего можно отказаться?» ?

⠀

4. Я могу записать что-то и забыть. А когда придет время, я увижу!

Если прямо сейчас мне что-нибудь не нужно, можно на время об этом забыть. Выгрузить из памяти — ценная штука нашего времени.

Вы помните наверняка истории про IT-магнатов, у которых в шкафу висит сто одинаковых футболок. Чтобы сэкономить силу воли и применять её на более важные вопросы, чем «синий или темно-синий?». Исследования показывают, что энергии на выбор у нас правда мало (как и оперативной памяти в голове), так что лучше тратить её на что-то важное и выгрузить из головы то, о чем можно пока что не думать.

Например, раньше, купив билеты на концерт, я ставила их на полочку, чтобы помнить. И всё время сталкивалась с ними глазами. При этом до концерта могло оставаться ещё полгода!

Теперь я записала про концерт в календарь — и всё:

• Когда придет нужная неделя, я увижу, что вечер у меня занят концертом.
• Если я начну планировать отпуск, я проверю календарь. И поеду в отпуск в дни, на которые нет билетов на концерт.

⠀

5. Интеграция с Гугл-картами

Я пользуюсь картами, поэтому круто, что все планы, к которым я добавила локейшн, подсвечиваются на карте. Мне проще построить к ним маршрут, не подглядывая в календарь, какой там был точный адрес.

И случайно забыть про встречу, когда она постоянно на картах маячит, тоже трудно.

На ноуте тоже, конечно же, есть доступ к Гугл-календарю. Но я с ноября ни разу его не открывала в браузере. Потому что телефон, как вы понимаете, всегда со мной, и проще поискать в нём.

UPD: в конце 2021 я написала пост про то, как в итоге упростились цвета в моем Гугл-календаре (а принципы сохранились)