Гибкая система планирования

Ещё один вопрос-ответ из телеграм-канала, который мне захотелось вынести в блог, чтобы сохранить как этап самоисследования.

Эльза пишет:
Очень интересно оказалось узнать про Ваш принцип пустого инбокса в фотопленке! Расскажите, пожалуйста, поподробнее про вашу систему планирования дел? Спасибо огромное!

Саша пишет:
Леночка, здравствуйте! Читала, что вы не любите тайм-менеджмент, списки, таймеры и тому подобные штуки, призванные вроде как организовать время. Я наоборот без них жить не умею, поэтому мне интересно больше узнать, как, например, вы успеваете так много делать, если нет таймера, помодоро или чего-то в этом роде.
У меня проектов гораздо меньше, но я иногда чувствую, что не ежедневник для меня, а я для ежедневника. Меня изматывают обязательства, но успеваю я сильно меньше, чем хотелось бы. Если б не список дел и тикающие дедлайны, я, кажется, могла бы целыми днями лежать в соцсетях (фрилансер) и рушить свою жизнь. Хотя привыкла думать, что люблю свою работу (процесс всегда захватывает), просто меня всё время тянет от неё отлынить))) А уж некоммерческие проекты и подавно: чего я буду это делать, это же денег не принесет? (как будто лежание в интернете принесет, ага).
Поэтому расскажите, пожалуйста, что помогает вам делать так много без таймеров и тайм-менеджмента. Очень хочется понять, как это бывает.

ОТВЕТ:

Эльза, Саша, привет! Вы задали похожие вопросы, и я решила ответить хором.

(списки я ужасно люблю, кстати, моя жизнь протекает в списках. Даже Брэдбери их рекламировал)

Моя система планирования основывается на том, что мир безумен, хаотичен и непредсказуем, а у меня конечное количество человеческих сил каждый день. Причем благодаря моей сверхчувствительности невозможно заранее определить, какая именно случайная реплика выбьет меня из активного созидательного состояния (которое мне нравится) и заставит переключиться в режим самосохранения (экономии и медленного набора, а не траты сил).

Моя система позволяет не заболевать, когда workload (рабочая нагрузка) становится невыносимо интенсивной.

(знаете, бывает так: сначала говоришь всему «да», а потом хоп — грипп уложил поболеть на пару недель, очень удобно! Я долгие годы так жила. И вот перестаю: вместе с разовой прививкой от гриппа ещё и мониторю свою загрузку и оставшиеся силы постоянно — да, на это тоже уходят силы, но их я тоже учитываю)

Моя система позволяет мне считать себя достаточно хорошей, не сравнивать свои процессы и результаты с чужими (или со своими).

Моя система направлена на регулярность моей работоспособности, а не на максимальную выработку. Раньше всё было наоборот, но я так крепко выгорела, что сделала выводы.

Любому заказчику и любой компании выгодна максимальная выработка каждого человека. Никто не будет за вас и за меня следить, чтобы мы не брали на себя слишком много.

Это работа каждого про себя — выстраивать границы и коммуницировать с людьми, объясняя, что я могу и чего не могу. И не в смысле — в принципе могу, а в смысле — прямо сейчас хочу и собираюсь. Или не хочу и не собираюсь. Или не хочу, но сделаю, потому что обещала.

Все подобные решения — на моей совести, потому что трудовые договоры завершаются, выплаченные деньги тратятся, а я у меня остаюсь до конца моих дней.

Ещё важно понимать, что:

• у меня очень плохая память, поэтому я точно сделаю только то, что записала,
• так что всё важное я записываю,
• каждый день мне важно провести несколько часов в полном одиночестве, относительной тишине и в молчании, при этом бодрствуя, иначе я забываю, кто я такая сама по себе (спецффект в том, что если я живу с кем-то, могу встать хоть в пять утра, лишь бы получить часы в одиночестве),
• если я голодна, не выспалась или у меня что-то болит, у меня нерабочее состояние, я не могу собрать мысли в кучу,
• если я выпью что-то алкогольное вечером, есть шанс, что весь следующий день я буду ватная и туповатая,
• когда я что-то продуктивное делаю/создаю, я чувствую себя увлеченной, полезной и деловой.

Зачем я всё это пишу? Потому что вводные данные у нас у всех разные. Кто-то, наоборот, заряжается энергией от людей (а я вот на общение трачу силы, накопленные от одиночества и активной деятельности). Кто-то отлично помнит все дела и планы, поэтому может обходиться без записывания. Кто-то легко переживет, осознав, что вчера прошел концерт, на который были давно куплены билеты (а я в такой ситуации страшно расстроюсь — поэтому превентивно сделаю всё, чтобы себя таким результатом не расстраивать).

Кого-то мотивирует рост прибыли, а мне важно иметь достаточно денег, оставляя достаточно времени на неприбыльные дела — писала об этом отдельно (я осознаю, что это привилегия — иметь силы и возможности для работы, а на работе зарабатывать достаточно, чтобы оставались силы на неденежные дела, и чтобы ещё на базовые потребности хватало. Кроме того, «достаточно» — оценочный термин и вряд ли с кем-то совпадет моя достаточность про меня).

Так что систему планирования я бы рекомендовала собирать, исходя из личных особенностей и обстоятельств. То, на что можно опереться (что приносит силы, что происходит без напряжения) — разместить как фундамент, положиться на это и не перепроверять, сэкономить силы. Открывать ему дорогу, убирать всё, что загораживает скольжение сильных сторон (включая сомнения в себе и чувство вины).

То, что часто дает слабину (забываемое, хилое, неуверенное, хрупкое и ломкое) стоит укреплять инструментами, списками, напоминалками и помодорами. И, разумеется, помнить, что «я» меняется, поэтому эту систему приходится постоянно на лету перестраивать, подкручивать, переоценивать и подправлять.

Ниже я расскажу о том, как вижу свою систему сейчас, но завтра, разумеется, что-нибудь изменится — и придется снова подстраивать планирование под переменчивое «себя». Вот для примера как я описывала свои неудобства в 2017 году — там, правда, не было среза про работу.

Сильное у меня сейчас:

• дисциплина,
• работоспособность,
• стабильный режим дня,
• упорство,
• аккуратность,
• системность,
• навык подготовиться к важному, настроиться заранее (перед выступлением я пару недель отсиживаюсь, ни с кем особо не вижусь, например, чтобы хватило сил),
• скорость: я быстро реагирую и мне быстро надоедает что угодно (даже отдых),
• доверие себе,
• я легко импровизирую и умею ориентироваться в неупорядоченных данных, выстраивая систему из того, что попалось по дороге,
• хорошее чувствование сигналов тела (усталость, голод и так далее),
• когда я в раздрае, работа мне помогает сфокусироваться и отвлечься,
• добросовестность,
• я быстро читаю и быстро пишу,
• я натренировалась в эмоциональном интеллекте и эмпатии, научилась слушать (на это ушло лет десять),
• умение переключаться, делая поочередно по кусочкам много дел (не одновременно, а — пока тут три минуты жду загрузки, успела написать сообщение),
• умение отключаться, полностью погружаясь во что-то (оно натренировано, раньше его не было),
• личное жилье, хорошая работа, отсутствие зависимых от меня людей, о которых нужно вовлеченно заботиться, с которыми нужно постоянно находиться в эмоциональном контакте.

Слабое:

• короткая память (всё приходится записывать),
• любой телесный сбой (голод, недосып, болезнь…) сразу отражается на продуктивности,
• у меня меланхолический склад характера (и достаточно мало природно сил, особенно физически, поэтому я ОЧЕНЬ слежу за тем, на что они уходят и зачем мне это нужно),
• если я о чем-то задумалась, оно не отстает, пока я не запишу,
• я не умею мечтать, у меня слабая фантазия,
• мне скучно делать всё по плану,
• а когда мне скучно, у меня сразу падает работоспособность (поэтому мне постоянно надо себя развлекать, бросать себе вызовы, браться за сложные задачи),
• я сдуваюсь от любой критики, сравнения, оценки,
• мне трудно дается коммуникация с незнакомыми людьми лично (мессенджеры — моё спасение),
• а от чужих сильных эмоций мне хочется полежать (даже если это эмоции знакомых людей и даже если не были направлены на меня),
• поэтому с детьми, которым труднее контролировать эмоции и громкость, чем взрослым, мне быть рядом совсем трудно — меня вышибает в контур самосохранения,
• я всё делаю слишком заранее, потому что боюсь не успеть (на большинство встреч я приезжаю за полчаса-час, что доставляло мне много неудобство — в итоге я принудительно сделала это частью распорядка и всегда приезжаю заранее, чтобы выпить кофе/прийти в себя перед встречей),
• а если я только что совершила сверхусилие, мне нужно остановиться не резко, а плавно, подсовывая себе другие задачи, потому что мозг разогнался и ему только подавай сейчас поводы пошуршать (а если не дать — он будет заниматься самоедством и деструкцией),
• в компании более чем трех человек я теряюсь и мне неуютно, а также громко и скучно (редкие исключения — компании без детей с хорошо известными и приятными мне людьми, знакомыми друг с другом),
• мне скучно на праздниках и застольях, читать мне гораздо интереснее,
• я сильно теряю в работоспособности после слишком эмоциональных фильмов, потому что часть организма уходит переваривать посмотренное («Над гнездом кукушки» — неделя), книг («Вторая жизнь Уве» — две), сериалов («Pose» — примерно месяц) и новостей,
• лучше всего я чувствую себя в книжном магазине или в библиотеке (поэтому в поездках я всегда брожу по книжным, чтобы восстановиться от незнакомых мест),
• если мне нужна еда, то мне подойдет только строго определенная еда, никакие случайные замены из того, что поближе и поудобнее, не сработают,
• а если я не могу получить еду, которая мне нужна, я не могу думать больше ни о чем, кроме этой еды,
• после 10 вечера я начинаю клевать носом, даже если проснулась поздно («выспаться заранее», как некоторые делают перед бессонными ночами, мне не подходит — ломается весь режим, и потом несколько недель надо его восстанавливать),
• если я не помыла голову утром, у меня нерабочее настроение,
• а если у меня лежит много черновиков и недоделанного, оно тянет энергию на себя и мешает мне окунаться в другое целиком.

Это, конечно, далеко не полный список, но вы можете прикинуть, до какой степени я знакома со своими неудобствами. Я не стесняюсь их. Я не чувствую себя виноватой, что устроена именно так. Я десятки лет свыкалась, что я устроена именно так, исследуя, как именно. Теперь мне нормально с собой.

И мне всё равно, что о моем устройстве думают другие. Поглядела бы я, как они бы жонглировали моей продуктивностью на моем месте! Так что нечего тут высказываться про меня. Идите с собой разбираться.

Это отношения (выработанное долгими годами знакомства с собой) позволяет расчищать дорогу для продуктивной работы и меньше отвлекаться на обстоятельства.

У меня больше всего сил уходит не на дело, а на сомнения и на то, чтобы справляться с раздражающими мелочами и непроработанными эмоциями. Я дольше размышляю, имею ли я право написать текст и какие будут отклики и как я с этим справлюсь, чем пишу его.

Вот эта насыщенная самокритичная внутренняя жизнь — с ней можно поработать, чтобы она не отвлекала от чего-то более продуктивного.

Если регулярно встречаться со своими ограничениями и переставать есть себя (последние почти три года с этим мне помогает терапия), высвобождается масса созидательной энергии. Вопрос уже в том, как её направить и от чего токсичного я готова отказаться.

Однажды этой зимой я вышла с терапии (как обычно — без сил и в слезах) и подумала: но ведь если я ещё и с этим разберусь… меня вообще будет не остановить!! И у меня до сих пор мурашки от этой мысли, когда я вспоминаю то ощущение.

Как говорил Роберт Фрост, «что-то всё время сдерживало нас и делало нас слабее. Впрочем, оказалось, что это мы сами».

(для любителей отечественной литературы: примерно та же мысль развернута в раннем рассказе Лукьяненко «За лесом, где подлый враг»)

Вернемся ко мне и к делам.

Чтобы быть в работоспособности, мне нужно:

• выспаться в хорошей кровати без других людей в помещении (за исключением партнера, если я живу не одна — а сейчас я живу одна),
• а чтобы выспаться — мне надо лечь до полуночи, лучше в 9-10 вечера, но можно и в 7 или в 11, как потянет,
• утром поесть, причем это должно быть не только что-то, что мне нравится, а — чего мне захотелось именно сейчас,
• побыть в тишине с утра с самой собой,
• помыть голову и вообще привести себя в порядок,
• не читать никаких кошмарных новостей, не смотреть никаких выматывающих фильмов предыдущим вечером, чтобы не слить энергию в переживания,
• быть в хороших отношениях с собой,
• верить в то, что в моей работе есть смысл, а то, что я получу за неё, честно покроет мой вклад,
• передвигаться по городу в наушниках, чтобы не наполниться чужими разговорами,
• быть в удобной одежде и обуви, чтобы ярлычки не щекотали, а ботинки не натирали,
• записать заранее, что и к каким срокам мне нужно сделать, разобраться в приоритетах: что важнее чего,
• выписать заранее все роящиеся внутри нерабочие мысли и тексты, чтобы освободить место внутри (для этого как раз мне телеграм-канал),
• закончить всё, что я не собираюсь доделывать, официально, чтобы стряхнуть с себя лишние хвосты,
• не давить на себя жестким планом и тайм-менеджментом, позволять себе импровизировать и переключаться между делами.

Нужно понимать, что это идеальный расклад. Если что-то из этих условий не соблюдено, проблема оттягивает на себя силы, которые могли бы пойти на созидание. Чем больше условий соблюдено, тем больше энергии остается на дело.

Чем меньше условий соблюдено, тем меньшей производительности логично мне ожидать от себя. На что мне делать дела, если у меня не накоплено сил, если, так сказать, эмоциональное рабочее место захламлено?

Если условий соблюдено совсем мало, основной задачей становится выживание, наполнение себя силами, всё остальное — по остаточному принципу и на сдачу. Ругать себя в этот момент — уменьшать и так маленький ресурс. В кризисных переговорах есть такой подход: важно не кто виноват и что пошло не так, важно, что мы можем сделать прямо сейчас.

Тут и пригождаются приоритеты: известно, что именно нельзя не сделать (и это совсем маленький список, честно. Поесть, подышать, пройтись, полежать, дать себе время, предупредить других, проверить), что можно сделать кое-как, на троечку — а что отложить вовсе.

Если неотложных дел катастрофически больше, чем сил, можно поговорить с теми, кто от меня чего-то ждет, и честно признаться, что вообще никак. Я обычно себе говорю так: ну а допустим, что я заболела или умерла. Они наверняка бы справились! Значит, и сейчас справятся.

А дальше снова по ситуации.

Тогда мне остается, если есть силы:

• опираться на рабочий календарь в работе и планы в гугл-календаре про личные дела (концерты, встречи, планы на массаж, йогу, запись подкаста и прочее),
• вести все записи в Evernote, чтобы они были под рукой в любой момент, синхронизировались и не пропадали,
• держать в голове, что время каждый день ограничено, а дела нет, поэтому всегда есть приоритеты: за что хвататься быстрее, а что может подождать,
• и если я решила, что что-то может подождать, отложить это целиком, записать в список дел и перестать думать о нём,
• сосредотачиваясь на том, что сейчас в руках,
• и стараясь защитить себя и свою продуктивность далее,
• прислушиваясь к сигналам тела, наблюдениям и выводам, чтобы перестроиться при необходимости.

Я понимаю, что «три главные практики тайм-менеджмента» и «пять основных советов по продуктивности» выглядят гораздо проще вот этой вот непонятной системы, завязанной на моих особенностях, которая не пригодится никому на свете, кроме меня сегодня.

Но для меня работает исключительно внимание к своим потребностям и сильным сторонам, а ни одна волшебная таблетка ни разу не сработала.

Копаюсь в себе я постоянно. В какой-то момент разложить важное по коробочкам в очередной раз мне помогла книга Дарьи Кутузовой про 16 тем.

Сейчас мне регулярно помогает знакомиться с меняющейся собой мне личная терапия: только что-то откапываю — сразу начинаю учитывать во всей системе.

Вот так длинно получилось, Эльза и Саша. Спасибо вам за вопросы!